АО «КазТрансОйл», применяя современные методы ведения бизнеса, уделяет большое внимание принятой в компании программе управления затратами, в рамках которой проводит оптимизацию всех бизнес процессов.
Наша компания одна из первых в Казахстане внедрила систему SAP. Это позволило при численности свыше 8000 человек оперативно подготавливать отчетность, вести точный учет рабочего времени не только офисных работников компании, но и персонала, работающего вахтовым методом, а также сменных работников, в том числе на вредных и тяжелых производствах, имеющих право на дополнительные выплаты в соответствие с требованиями трудового законодательства.
Внедренный в промышленную эксплуатацию модуль «Администрирование персонала» системы SAP позволяет в короткие сроки производить расчет заработной платы во всех структурных подразделениях, при этом практически исключен человеческий фактор и риски компании сведены до минимума. В рамках развития модуля «Администрирование персонала» 2013 году был реализован и введен в промышленную эксплуатацию ИТ-проект «Управление данными командировок», а именно модуль FI-TV системы SAP.
Основная цель проекта - сокращение трудовых и временных затрат бухгалтерии и службы кадров на выполнение бизнес процесса командирования; стандартизация и автоматизация интегрированного процесса управления данными командировок; качественное управление затратами за счет улучшения планирования и администрирования командировочных расходов.
Проект был реализован в достаточно короткие сроки и на высоком уровне, благодаря согласованной совместной работе всех непосредственных участников проекта, а именно филиала «ВЦКП АО «КазТрансОйл», кадровых служб, ИВЦ, бухгалтерских служб Западного и Восточного филиалов, департамента управления человеческими ресурсами компании.
Внедрение модуля FI-TV программы SAP, а так же его интеграция с системой электронного документооборота Lotus Notes, позволили стандартизировать и унифицировать достаточно сложные и трудоемкие бизнес-процессы управления командировками.
Такое решение позволило оптимизировать процесс расчета и оплаты командировочных расходов и, тем самым, сократить нагрузку на бухгалтеров, создать стандартный инструмент для передачи данных по заявкам на командировки из системы Lotus Notes в систему SAP HR.
Кроме того, в рамках проекта создан стандартный инструмент для автоматического расчета командировочных расходов на основании единых в системах Lotus Notes и SAP HR справочников, разработанных согласно утвержденных норм командировочных расходов, проведена интеграция с модулями FI «Финансы» и HR-PY «Расчет заработной платы» системы SAP HR.
Реализована возможность оперативно проводить мониторинг исполнения статьи бюджета «Командировочные расходы», оценку входящих и не входящих в тариф расходов и получать отчетность при первой необходимости, не запрашивая ее в структурных подразделениях.
Филиал «ВЦКП АО «КазТрансОйл» блестяще реализовал проектное решение по интеграции систем Lotus Notes и SAP HR, что позволило оперативно принимать заявки на командирование от всех структурных подразделений Общества, включая отдаленные производственные участки, на которых нет доступа в систему SAP.
